Politique de Confidentialité et de protection des données personnelles
Le Groupe CFAO est soucieux de la protection de la vie privée et des données de ses salariés et ses contacts (partenaires commerciaux, clients, utilisateurs de ses sites et plateformes internet, contacts établis dans le cadre de rencontres professionnelles, partenariats, prestations, candidatures etc.). Ainsi, CFAO veille à adopter et respecter une politique de traitement des données conforme à la réglementation en vigueur.
CFAO est une filiale du groupe Toyota Tsusho Corporation (TTC). A ce titre, et conformément à son Code de Conduite et d’Ethique (accessible via le lien suivant : http://www.cfaogroup.com/fr/ethique-et-conformite), CFAO respecte le Règlement Général européen sur la Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (dit « RGPD / GDPR »), la loi « Informatique et Libertés » modifiée, ainsi que toutes les règlementations locales, en dehors de l’Espace Economique Européen, pouvant trouver à s’appliquer selon les cas.
La présente Politique de Protection des Données Personnelles (la « Politique ») a pour objet de vous informer de manière claire, simple et complète sur la manière dont CFAO, en sa qualité de responsable de traitement et/ou sous-traitant, d’une part, collecte et utilise des données à caractère personnel vous concernant et (« les données personnelles ») et d’autre part, met à votre disposition les moyens utiles et nécessaires pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits s’y rapportant.
Champ d’Application :
Cette Politique s’applique à toutes les activités de traitement mises en œuvre par CFAO et ses filiales (ci-après « CFAO »), à l’égard des personnes avec qui elle entretient des relations dans le cadre de ses activités. Sont donc visés :
- Les salariés du Groupe
- Les partenaires d’affaires
- Les prospects
- Les actionnaires et administrateurs du Groupe
- Et plus généralement toute personne en lien avec une des filiales CFAO
Cette Politique pourra être modifiée par CFAO au fil du temps, en particulier pour l’adapter aux évolutions ou aux changements du droit applicable ou des pratiques internes de CFAO. Nous vous invitons à consulter cette Politique régulièrement via le lien internet suivant :
Sommaire :
1 A quelles occasions et pour quelles finalités vos données personnelles sont-elles collectées ?
2 Quelles sont les données collectées ?
3 Sur quelle base vos données sont-elles collectées ?
4 Comment CFAO collecte-t-elle vos données ?
5 Quels sont les destinataires de vos données personnelles ?
6 Vos Données Personnelles peuvent-elles être transférées hors UE ?
7 Comment la sécurité de vos données personnelles est-elle préservée ?
8 Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?
9 Quels sont vos droits sur vos données personnelles et comment les exercer ?
Version en date du 19.05.2021
1. A quelles occasions et pour quelles finalités vos données personnelles sont-elles collectées ?
→ CFAO collecte vos données personnelles pour des finalités explicites et légitimes
Vous êtes client, fournisseur, partenaire d’affaires, vos données personnelles pourront être utilisées :
- pour mener à bien les opérations liées à nos activités ; distribuer des produits sur le marché / réaliser des prestations de services et conduire toutes les activités y associées ; répondre à vos demandes ; garder une trace de nos interactions et nos entretiens, comme lorsque vous nous contactez pour obtenir des informations ou obtenir assistance.
- fournir un accès à nos services en ligne, nos plateformes et nos applications ; gérer vos comptes clients en ligne ;
- développer et améliorer nos produits et services ; identifier les tendances et développer de nouveaux produits et services ; Réaliser des enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques afin d’améliorer nos produits et services ainsi que la connaissance de nos clients et prospects ; suivre et répondre aux problèmes de sécurité ; déterminer l’efficacité de nos campagnes promotionnelles ;
- remonter le cas échéant les informations portées à notre connaissance en matière de pharmacovigilance et/ou matériovigilance;
Et plus généralement,
- respecter les obligations légales et règlementaires applicables ; veiller à la sécurité ; gérer les crises ; mener des opérations de prévention et des investigations ; procéder à des formalités administratives, des enregistrements, des déclarations ou des audits.
- de procéder aux paiements que nous pourrions avoir à émettre dans des situations spécifiques ; vérifier vos informations financières ; faciliter les paiements futurs.
- faire des dons et procéder à des opérations de sponsoring ;
- répondre à des demandes émanant d’autorités administratives ou judiciaires en conformité avec le droit applicable ;
- protéger nos droits et nos intérêts ; protéger la santé, la sûreté et la sécurité du personnel des entités du Groupe CFAO et de leurs locaux ; procéder à des audits internes ; gérer nos biens ; mettre en œuvre des systèmes et outils de contrôle de nos activités ; maintenir la sécurité de nos services et de nos opérations ; nous protéger contre d’éventuelles actions frauduleuses ;
Vous êtes libre de fournir ou non tout ou partie de vos données personnelles. Toutefois, une décision de refus pourrait avoir pour conséquence de limiter votre accès à certains services ou produits proposés par CFAO, ou autre fonctionnalité proposée par ses sites internet et applications mobiles.
2. Quelles sont les données collectées ?
→ CFAO ne collecte que les données personnelles strictement nécessaires aux finalités précitées
CFAO prend en compte les principes de minimisation des données. En conséquence, sont collectées des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Nous pouvons collecter diverses catégories de données à caractère personnel vous concernant, y compris :
- Vos données d’identification et informations d’ordre général (par exemple, nom, prénom, sexe, adresse électronique et/ou adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile) et ainsi que toutes données strictement nécessaires à la gestion du personnel ;
- Des données relatives à votre profession (par exemple, fonctions et titre de votre poste, nom de la société, ainsi que pour les professionnels de santé, copie et année d’obtention du diplôme de pharmacien);
- Vos informations de paiement (par exemple, montants versés, informations concernant la carte de crédit et le compte bancaire, le numéro de TVA et autre numéro d’identification fiscale) ;
- Vos données d’identification électronique requises pour la fourniture de produits ou de services à notre société (par exemple, connexion, droit d’accès, mots de passe, numéro de badge, adresse IP, identifiants en ligne/cookies, fichiers de journalisation, date et heure d’accès et de connexion, enregistrement d’images ou de sons tels que les photos de badge, la vidéosurveillance ou les enregistrements sonores);
- Et des informations relatives aux activités/interactions promotionnelles, scientifiques et médicales que vous avez avec nous, y compris les possibles futures interactions.
Si vous avez l’intention de nous fournir des données personnelles qui concernent d’autres individus (par exemple, vos collègues), vous devez fournir directement aux individus concernés, ou par le biais de leur employeur, une copie de cette notice d’information sur la protection des données personnelles.
3. Sur quelle base vos données sont-elles collectées ?
→ CFAO traite vos données personnelles dans les cas permis par la réglementation
Vos données personnelles sont traitées par CFAO dans les cas permis par la réglementation applicable, et en particulier dans les conditions suivantes :
- lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de vos données personnelles (ex. : inscription sur un site de vente en ligne, souscription à une newsletter…)
- lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (ex. : candidature, réalisation de prestations, …) ;
- pour le respect des obligations légales ou réglementaires de CFAO (ex. : lutte contre la fraude) ;
- lorsque les intérêts légitimes de CFAO peuvent être de nature à justifier le traitement (ex. : mesures de sécurité informatique).
Des mentions informatives spécifiques et ou un formulaire de recueil du consentement, conformes au droit applicable sont prévues selon le cas. Ces « Mentions d’Information » et/ou formulaire de recueil du consentement décrivent comment vos Données Personnelles seront utilisées dans le cadre du traitement en question.
Il est ici précisé que pour les mineurs de moins de 18 ans, ce consentement doit être donné ou autorisé par le titulaire de l’autorité parentale.
4. Comment CFAO collecte-t-elle vos données ?
→ CFAO collecte des données à partir de sources fiables, et notamment :
- Données que vous nous communiquez à travers différents supports, durant une inscription, ou l’utilisation d’application, à travers des enquêtes et toute autre interaction directe ou indirecte avec CFAO. Il peut s’agir par exemple de données que vous nous fournissez lorsque vous nous adressez une candidature en ligne ou une demande de renseignements etc.
- Données que nous collectons automatiquement par exemple lorsque nous suivons vos interactions avec nos sites internet, nos plateformes, nos applications et nos services, au moyen, notamment, de cookies.
- Données que nous collectons dans le respect de la loi applicable à partir de sources publiques, y compris les données publiées par vous sur différents supports.
- Données que nous obtenons licitement de la part de tiers autorisés, par exemple lorsque nous avons besoin de confirmer vos données de contact ou vos informations financières, ou lorsque nous vérifions l’homologation des professionnels médicaux.
5. Quels sont les destinataires de vos données personnelles ?
→ CFAO partagera vos données personnelles exclusivement avec des parties autorisées.
Vos données personnelles étant confidentielles, seules les personnes dûment habilitées par CFAO peuvent accéder à vos données personnelles, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la règlementation applicable.
Toutes les personnes ayant accès à vos données personnelles sont tenues par une obligation de confidentialité.
Ces personnes comprennent notamment:
- les personnels habilités au sein du Groupe CFAO et de ses affiliés ;
o nos partenaires et nos prestataires peuvent également être amenés à traiter des données personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous réalisons pour eux ou que nous leur confions (mission, diffusion électronique et postale, logistique, fourniture d’équipements et services informatiques, service client, système de messagerie, audit etc.) ;
o toute autorité administrative ou judiciaire, lorsque cela est requis en vertu du droit applicable, y compris en vertu de dispositions de droit étranger ;
CFAO peut être amenée à transmettre vos Données Personnelles à d’autres tiers, en quel cas vous en serez dûment informé aux termes des Mentions d’information applicables.
Dans tous les cas, CFAO s’assure que ces tiers :
- s’engagent à respecter la législation applicable en matière de protection des données et les principes de cette Politique ;
- s’engagent à traiter les Données Personnelles exclusivement pour les besoins décrits dans cette Politique ; et
- s’engagent à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de sécurité appropriées pour protéger l’intégrité et la confidentialité de vos Données Personnelles.
6. Vos Données Personnelles peuvent-elles être transférées hors de l’Union Européenne (U.E.) ?
→ CFAO s’assure que les transferts de vos Données Personnelles hors U.E. sont encadrés
CFAO est une organisation multinationale avec des filiales, des partenaires et des sous- traitants situés dans de nombreux pays à travers le monde. Pour cette raison, CFAO peut être amenée à transférer vos Données Personnelles (y compris en y donnant accès, en permettant de les visualiser, ou en procédant à leur stockage) dans d'autres juridictions, y compris hors de l'Espace Economique Européen.
Garanties appropriées pour les transferts internationaux de données : dans le cas où CFAO doit transférer des Données Personnelles hors de l’U.E. elle s’assure que des garanties adéquates sont mises en œuvre (telles que notamment les Clauses Contractuelles Type de la Commission Européenne applicable le cas échéant).
7. Comment la sécurité de vos données personnelles est-elle préservée ?
→ CFAO met en œuvre des mesures de sécurité pour protéger vos Données Personnelles
CFAO veille à protéger et sécuriser vos données personnelles afin d’assurer leur confidentialité et empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.
CFAO met en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer que les données personnelles sont conservées de façon sécurisée et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies conformément au droit applicable.
Ces mesures prennent en compte l’état de l’art, les coûts de mise en œuvre, la nature, le périmètre, le contexte et les finalités du traitement de données, ainsi que le risque et le danger pour les droits et libertés des personnes concernées.
Par exemple, nous conservons vos Données Personnelles sur des serveurs sur lesquels sont installés divers types de contrôle d’accès techniques et physiques, ce qui peut inclure par exemple des mécanismes de chiffrement des données. Nous sommes également susceptibles d’agréger, de pseudonymiser, ou d’anonymiser vos Données Personnelles afin de nous assurer qu’aucune information permettant de vous identifier ne soit communiquée à des tiers non autorisés.
En cas de faille de sécurité :
- Bien que CFAO prenne les mesures raisonnables pour protéger vos données personnelles, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est totalement infaillible.
- Conformément à la réglementation européenne applicable, en cas d’atteinte avérée aux Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, CFAO s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite réglementation, aux personnes concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas).
- Il vous appartient également de faire preuve de prudence pour empêcher tout accès non autorisé à vos données personnelles et à vos terminaux (ordinateur, smartphone, tablette,…).
Par ailleurs, les sites internet de la société peuvent proposer des liens vers des sites Internet de tiers susceptibles de vous intéresser. CFAO n’exerce aucun contrôle sur le contenu de ces sites de tiers ou sur les pratiques de ces tiers en matière de protection des données personnelles qu’ils pourraient recueillir. En conséquence, CFAO décline toute responsabilité concernant le traitement par ces tiers de vos Données Personnelles, non soumis à la présente Politique. Il est de votre responsabilité de vous renseigner sur les politiques de protection des données personnelles de ces tiers.
8. Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?
→ CFAO ne conservera pas vos Données Personnelles plus longtemps que nécessaire.
CFAO conserve vos données personnelles pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines données, et/ou d’anonymisation.
Par dérogation, CFAO peut être amenée à conserver vos Données Personnelles pour une durée supérieure, conformément à ce qui est autorisé ou prescrit par le droit applicable, ou dans la mesure où cela serait nécessaire à la protection de ses droits et intérêts.
9. Quels sont vos droits sur vos données personnelles et comment les exercer ?
→ CFAO s’assurera que vous puissiez exercer vos droits relatifs à vos Données Personnelles
9.1. Vos Droits
Sous réserve des limites prévues par la réglementation en vigueur, vous disposez à l’égard de vos données personnelles des droits suivants :
- Droit d’information sur le traitement de vos données personnelles
CFAO s’efforce de vous offrir une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible en des termes clairs et simples, sur les conditions du traitement de vos données personnelles.
- Droit d’accès, de rectification et à l’effacement (ou « droit à l’oubli ») de vos données personnelles
Le droit d’accès vous permet d’obtenir auprès de CFAO la confirmation que vos données personnelles sont ou non traitées, et les conditions de ce traitement, ainsi que d’en recevoir une copie électronique (pour toute copie supplémentaire, CFAO est en droit d’exiger le paiement éventuel de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs occasionnés).Vous avez également le droit d’obtenir de CFAO, dans les meilleurs délais, la rectification de vos données personnelles.
Enfin, sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable (ex. : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale), vous avez le droit de demander à CFAO l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos Données Personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos données personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ; Vous considérez et pouvez établir que vos données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
Vos données personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.
- Droit à la limitation du traitement de vos données personnelles
Si vous contestez l’exactitude des données utilisées par CFAO ou que vous vous opposez à ce que vos données soient traitées, la loi autorise CFAO à procéder à une vérification ou à examen de votre demande pendant un certain délai. Pendant ce délai, vous avez la possibilité de demander à CFAO de geler l’utilisation de vos données. Concrètement, CFAO ne devra plus utiliser les données mais devra les conserver.
Inversement, vous pouvez demander directement la limitation de certaines données dans le cas où CFAO souhaite d’elle-même les effacer. Cela vous permettra de conserver les données par exemple afin d’exercer un droit.
- Droit à la portabilité des données personnelles
Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat, ce droit à la portabilité vous permet de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à CFAO dans un format structuré, couramment utilisé, et de transmettre ces données personnelles à un autre responsable de traitement sans que CFAO y fasse obstacle.
Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander que ces données personnelles soient directement transmises à un autre responsable de traitement par CFAO.
- Droit de retrait du consentement au traitement des données personnelles
Lorsque CFAO traite vos données personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en utilisant les moyens mis à votre disposition à cet effet (procédure indiquée au point 9.2 de la présente Politique). En revanche, et conformément au droit applicable, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
9.2. Modalités d’exercice de vos droits
Pour toute question relative à la présente Politique et/ou pour exercer vos droits tels que décrits ci-dessus, vous pouvez vous adresser à CFAO ou la filiale concernée, par voie électronique ou postale, en envoyant un courriel courrier accompagné d’une copie de tout document d’identité et en précisant le/s droit/s que vous souhaitez exercer à l’adresse de la filiale CFAO concernée :
par e-mail : RGPD.laborex-burkina@cfao.com
ou
par voie postale, en envoyant un courrier accompagné d’une copie de tout document d’identité et en précisant le/s droit/s que vous souhaitez exercer à l’adresse du siège social de la filiale du Groupe CFAO concernée, à l’attention de la Direction Juridique - Gestion des Données personnelles.
CFAO s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et des motifs du report.
Si votre demande est présentée sous forme électronique, les informations vous seront également fournies par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que vous ne demandiez expressément qu’il en soit autrement.
La présente Politique est soumise au droit français. En cas de litige et dans le cas où un accord amiable ne pourrait intervenir, les tribunaux compétents seront ceux du ressort de la Cour d’appel de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.
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